Gestione presenze nei progetti FSE+: modello di circolare per le scuole
Dal 6 luglio 2026, il sistema di gestione dei progetti finanziati dal Fondo Sociale Europeo Plus (FSE+) nell'ambito del Programma Nazionale “Scuola e competenze” 2021-2027 subirà una trasformazione significativa. Le nuove disposizioni, introdotte dal Ministero dell'Istruzione e del Merito, impongono regole molto più rigide per la rilevazione delle presenze e la registrazione delle attività formative, con l'obiettivo primario di garantire la corretta tracciabilità delle ore effettivamente svolte.
Questa scelta normativa nasce dalla necessità di eliminare le incongruenze emerse durante i controlli di secondo livello effettuati dall'Autorità di Audit. Poiché nei progetti a costi standard il riconoscimento della spesa pubblica è direttamente vincolato alle ore di formazione tracciate, il Ministero ha reso indispensabile un sistema di rilevazione più preciso per le firme digitali di esperti e tutor. La mancata aderenza a questi nuovi standard potrebbe compromettere l'ammissibilità della spesa per le istituzioni scolastiche coinvolte.
Il nuovo quadro normativo e le modifiche alla piattaforma SIF 2127
Il fulcro della riforma risiede nella Nota MIM n. 167521 del 30 giugno 2026, che definisce le misure correttive per la corretta rilevazione delle presenze. Il documento interviene su come le figure formative devono interagire con la piattaforma SIF 2127, modificando i parametri tecnici per la gestione delle firme e i tempi di riprogrammazione. Le nuove regole impongono che le firme di ingresso e uscita siano apposte con estrema precisione, attestando data, orario e durata delle attività formative.
Un punto critico riguarda la finestra di rilevazione: le firme devono essere registrate sulla piattaforma entro 30 minuti dall'orario di inizio e di fine dell'attività. È importante sottolineare che il conteggio dell'attività utile non decorre immediatamente dall'inizio dell'orario previsto, ma parte solo dalla registrazione della seconda firma in ingresso, ovvero quando risultano presenti e registrate entrambe le figure formative (esperto e tutor). La piattaforma stessa indicherà automaticamente l'orario utile per procedere con la firma di uscita.
Gestione dei ritardi e procedure di riprogrammazione
Il sistema introduce una distinzione netta tra piccoli ritardi gestibili e ritardi che comportano la necessità di riprogrammazione. Se le firme vengono apposte oltre i primi 30 minuti, ma entro una soglia massima di 90 minuti dall'inizio dell'attività, il sistema permette una gestione flessibile:
- Ritardo tra 30 e 90 minuti: La prima ora di attività viene classificata automaticamente come "non svolta – riprogrammabile", mentre le ore successive possono proseguire regolarmente secondo le regole ordinarie.
- Ritardo superiore a 90 minuti: Se entro questo intervallo non risultano entrambe le firme, l'intera attività viene registrata dal sistema come "non svolta – riprogrammabile".
Per quanto riguarda la riprogrammazione della quota non svolta, esistono vincoli temporali precisi. L'operazione può essere effettuata nella stessa giornata solo se avviene entro le 13:30; superato tale orario, la riprogrammazione dovrà essere necessariamente collocata a partire dal giorno successivo. In ogni caso di ritardo superiore ai 30 minuti, le scuole hanno l'obbligo di caricare una dichiarazione giustificativa, sottoscritta dal Dirigente Scolastico o dal Legale Rappresentante, entro 7 giorni dalla data dell'attività.
Cosa cambia operativamente per docenti, ATA e dirigenti
Per il personale scolastico e i dirigenti, il cambiamento principale riguarda la scrupolosità della registrazione. Non è più sufficiente una rilevazione generica: ogni ritardo deve essere gestito preventivamente o giustificato tempestivamente per evitare il rigetto della spesa. I dirigenti dovranno monitorare costantemente le scadenze per il caricamento dei giustificativi, mentre i tutor e gli esperti dovranno coordinarsi per garantire la doppia firma entro i tempi tecnici previsti.
Le scuole beneficiarie possono consultare il Manuale Scuola Realizzazione Progetti (versione 1.12 di luglio 2026), disponibile sul sito del Programma Nazionale 2021-2027, per approfondire le procedure tecniche. Il Ministero ha inoltre previsto dei webinar di accompagnamento per supportare le scuole nella transizione, sebbene le date specifiche non siano ancora state comunicate ufficialmente.
| Scenario di Ritardo | Effetto sulla Registrazione | Azione Richiesta |
|---|---|---|
| Firma entro 30 minuti | Attività valida | Nessuna azione extra |
| Ritardo tra 30 e 90 minuti | Prima ora "non svolta" | Riprogrammazione entro le 13:30 o giustificativo |
| Ritardo oltre 90 minuti | Intera attività "non svolta" | Riprogrammazione (dal giorno dopo se > 13:30) + giustificativo |
In sintesi, la nuova normativa mira a blindare la tracciabilità delle ore per proteggere i fondi FSE+ da contestazioni dell'Autorità di Audit. La precisione temporale diventa quindi un requisito amministrativo imprescindibile per la validità dei progetti scolastici.
Per ulteriori dettagli tecnici, è possibile consultare la Nota MIM n. 167521 del 30 giugno 2026 pubblicata sui portali istituzionali.
FAQs
Gestione presenze nei progetti FSE+: modello di circolare per le scuole
Le firme di ingresso e uscita devono essere apposte entro una finestra di 30 minuti dall'orario di inizio e di fine dell'attività formativa. Il mancato rispetto di questa tempistica comporta la necessità di gestire il ritardo tramite le procedure di riprogrammazione previste dalla nota MIM n. 167521.
Il conteggio delle ore effettive inizia solo a partire dalla registrazione della seconda firma in ingresso, ovvero quando sono presenti simultaneamente entrambe le figure formative (esperto e tutor). La piattaforma SIF 2127 calcola automaticamente l'orario utile per la firma di uscita sulla base di questo dato.
Se le firme avvengono tra i 30 e i 90 minuti dall'inizio, la prima ora viene classificata come "non svolta – riprogrammabile" e le ore successive procedono regolarmente. Se il ritardo supera i 90 minuti, l'intera attività viene automaticamente registrata come non svolta e deve essere riprogrammata.
Le attività non svolte possono essere riprogrammate nella stessa giornata solo se l'operazione avviene entro le 13:30; in caso contrario, la riprogrammazione deve avvenire dal giorno successivo. Per ogni firma apposta oltre i 30 minuti, è obbligatorio caricare una dichiarazione giustificativa firmata dal Dirigente Scolastico entro 7 giorni.
