PerlaPA ha avviato il sistema Incarichi Esteri, pensato per centralizzare la gestione degli incarichi esteri nelle pubbliche amministrazioni. L’accesso avviene tramite il Punto Unico di Accesso (PUA) e l’accreditamento è prerequisito per operare nel modulo Incarichi Esteri. L’applicativo è accessibile dal sistema dedicato Incarichi Esteri, mentre il portale pubblico resta separato per consultazioni. Questa guida sintetizza i passi chiave, i ruoli disponibili e le finestre temporali essenziali per una nomina regolare.
Flusso di accesso e gestione ruoli: dal PUA all’atto di nomina
Perché il percorso sia chiaro, di seguito trovi una panoramica operativa del flusso standard: registrazione, accreditamento, candidatura, notifiche e attivazione del ruolo. Le fasi sono progettate per garantire tracciabilità, sicurezza e controllo dei ruoli all’interno dell’ente.
| Fase | Azione chiave | Comunicazioni | Tempistica / Scadenze | Ruolo interessato | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| Fase 1 Registrazione al PUA | Registrazione al Punto Unico di Accesso per creare l’account utente e avviare l’iter di accesso. | Nessuna conferma immediata; attendere l’accreditamento | Immediata | Tutti i membri della PA | L’accreditamento è prerequisito per Incarichi Esteri. |
| Fase 2 Accreditamento | Completamento accreditamento PUA per abilitare le funzioni Incarichi Esteri. | - | Variabile | Tutti gli utenti abilitati all'accesso | Necessario per accedere all’adempimento Incarichi Esteri. |
| Fase 3 Candidatura al Ruolo di Responsabile | Procedura di verifica rafforzata con richiesta di email istituzionale e conferma tramite OTP. | OTP inviato dal sistema; due comunicazioni generato successivamente | Immediata (dopo OTP) | Responsabile della PA | La candidatura determina la figura di riferimento per l’amministrazione. OTP è essenziale. |
| Fase 4 Comunicazioni e link di autenticazione | Link di autenticazione e comunicazioni: PEC principale contenente link valido cinque giorni e email istituzionale con avviso. | PEC e Email; link di autenticazione | 5 giorni (link PEC); OTP aggiuntivo su email | Responsabile e candidato | La PEC conferma l’avvenuta candidatura; la doppia notifica incrementa la sicurezza. |
| Fase 5 Conferma e accesso al modulo | Conferma accesso e compilazione modulo (OTP sull’email istituzionale) per procedere. | - | Immediata | Responsabile candidato | Una volta completato, si può procedere al download dell’atto di nomina. |
| Fase 6 Firma e nomina | Firmare e caricare l’atto di nomina dopo la firma digitale. | - | Immediata | Responsabile per l’intera amministrazione | Con la firma, l’utente assume formalmente il ruolo. |
| Fase 7 Inseritori | Nomina di Inseritori e gestione delle autorizzazioni interne. | - | Variabile | Inseritori designati | La nomina di più Inseritori non modifica la centralità del Responsabile. |
Ambito di applicazione e responsabilità
Il sistema Incarichi Esteri è pensato per le pubbliche amministrazioni che gestiscono incarichi esteri. Il Responsabile è la figura unica di riferimento per l’intera amministrazione e autorizza eventuali Inseritori. L’attribuzione degli incarichi e la firma digitale garantiscono tracciabilità e responsabilità all’interno della piattaforma.
La candidatura al ruolo di Responsabile prevede una verifica rafforzata con due canali di notifica (PEC e email istituzionale) e OTP di conferma. La nomina di Inseritori permette una distribuzione delle attività operative, soprattutto in enti di grandi dimensioni, ma non modifica la centralità del Responsabile.
Procedura operativa: guida passo-passo
- Fase 1 Registrazione Registra al PUA e crea l’account con l’email istituzionale.
- Fase 2 Accreditamento Completa l’accreditamento per abilitare l’accesso all’Incarichi Esteri.
- Fase 3 Candidatura Avvia la candidatura al ruolo di Responsabile; conferma con OTP.
- Fase 4 Comunicazioni Il sistema invia due comunicazioni: una PEC con link di autenticazione valido cinque giorni e una email istituzionale con istruzioni.
- Fase 5 Conferma La segreteria verifica la titolarità e invia il link; inserisci un secondo OTP sull’email istituzionale.
- Fase 6 Firma Scarica l’atto di nomina, firmalo digitalmente e ricaricalo sulla piattaforma.
- Fase 7 Inseritori Se previsto, nomina uno o più Inseritori; l’autorizzazione resta al Responsabile.
FAQs
PerlaPA avvia il nuovo sistema Incarichi Esteri: guida pratica alle nomine e all'accreditamento
Il flusso parte con la registrazione al Punto Unico di Accesso (PUA) e l’attivazione dell’account. Segue l’accreditamento prerequisito, quindi la candidatura al ruolo, l’invio OTP e le notifiche (PEC e email istituzionale) per l’accesso al modulo. Al completamento si procede all’atto di nomina.
Nel sistema Incarichi Esteri il ruolo chiave è il Responsabile, figura unica di riferimento per l’intera PA. Sono previsti anche Inseritori designati per autorizzazioni operative interne. La nomina degli Inseritori non modifica la centralità del Responsabile e la firma digitale garantisce la tracciabilità.
Il processo prevede due canali di notifica: PEC e email istituzionale. Il link di autenticazione è valido cinque giorni; è previsto un OTP aggiuntivo su email per la conferma. Una volta completata la candidatura, si procede all’accesso al modulo.
Dopo la firma digitale, l’atto di nomina viene caricato sulla piattaforma e l’utente assume formalmente il ruolo. L’operatività inizia subito e, se previsto, si procede alla nomina degli Inseritori mantenendo la centralità del Responsabile.
