Nuove norme FSE+ Scuola e competenze dal 6 luglio: gestione presenze e attività

Dal 6 luglio 2026, la gestione dei progetti FSE+ nell'ambito del Programma nazionale “Scuola e competenze” 2021-2027 subirà un importante cambio di passo normativo. Il Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM) ha deciso di irrigidire le modalità di rilevazione delle presenze per rispondere a numerose anomalie emerse durante i controlli di secondo livello effettuati dall’Autorità di Audit.

Queste nuove disposizioni mirano a garantire una maggiore trasparenza nella rendicontazione delle spese legate ai fondi europei, eliminando le discrepanze tra gli orari programmati e quelli effettivamente tracciati dalle firme digitali. Le modifiche, introdotte attraverso una nota ministeriale del 30 giugno 2026, impongono criteri estremamente precisi sulla tempestività delle operazioni sulla piattaforma SIF 2127.

Per le scuole coinvolte, questo significa passare da una gestione più flessibile — prevista dal Manuale Utente del 2025 — a un sistema di monitoraggio quasi in tempo reale, dove ogni minuto di ritardo può determinare la non validità dell'attività formativa o la necessità di procedure giustificative aggiuntive per non perdere i rimborsi previsti.

Il nuovo quadro normativo e le soglie temporali critiche

Il cuore della riforma risiede nella gestione della finestra temporale per l'apposizione delle firme da parte di esperti e tutor. Mentre le linee guida precedenti permettevano la firma entro la stessa giornata, la nuova normativa stabilisce una finestra di flessibilità molto più stretta. Nello specifico, le firme in ingresso e in uscita devono essere apposte entro e non oltre 30 minuti dall'orario di inizio e fine dell'attività registrata.

Questa scelta nasce dalla necessità di evitare che le ore di formazione vengano dichiarate come "svolte" quando, di fatto, il personale non è ancora presente o ha già interrotto il servizio. Un aspetto tecnico fondamentale riguarda il calcolo dell'attività utile: il sistema ora prevede che il conteggio parta solo dalla seconda firma in ingresso, ovvero quando sono presenti entrambi i soggetti coinvolti.

In caso di ritardi, la normativa definisce soglie precise:

• Ritardo tra 30 e 90 minuti: la prima ora viene considerata "non svolta – riprogrammabile", mentre le ore successive procedono normalmente.
• Ritardo superiore a 90 minuti: l'intera attività viene marcata come "non svolta – riprogrammabile".
• Limite delle ore 13.30: la riprogrammazione "in giornata" della parte non svolta è possibile solo se effettuata entro questo orario; oltre tale termine, l'attività deve essere spostata al giorno successivo.

Questa rigidità operativa è stata oggetto di critiche da parte di organizzazioni come l'ANP, che hanno evidenziato come tali vincoli possano generare oneri burocratici eccessivi per i dirigenti scolastici, pur riconoscendo l'importanza della corretta rendicontazione dei fondi PNRR.

Procedure di giustificazione e rischi di mancato rimborso

In caso di ritardi superiori ai 30 minuti, il Dirigente Scolastico assume una responsabilità diretta e deve procedere con una dichiarazione giustificativa specifica. Tale documento deve essere caricato a sistema entro un termine perentorio di 7 giorni.

Se la giustificazione non viene inserita entro questa scadenza, l'attività viene considerata non valida e la scuola rischia di non ricevere il rimborso per quella specifica giornata di formazione. Questo passaggio rappresenta uno dei punti più critici per la segreteria scolastica e la gestione amministrativa, poiché richiede un monitoraggio costante delle anomalie segnalate dalla piattaforma.

Cosa cambia concretamente per docenti, esperti e segreterie

Per gli esperti e i tutor, il cambiamento principale riguarda la puntualità estrema richiesta: non è più sufficiente firmare "durante la giornata", ma occorre essere presenti e registrare l'ingresso quasi simultaneamente all'inizio dell'attività. Per i Dirigenti Scolastici, la sfida si sposta sulla gestione del rischio amministrativo; ogni ritardo deve essere immediatamente mappato e giustificato per evitare che anomalie tecniche o logistiche si trasformino in perdite finanziarie per l'istituto.

Le segreterie scolastiche dovranno invece prestare particolare attenzione ai termini di caricamento delle giustificazioni, assicurandosi che ogni ritardo segnalato venga sanato entro la settimana successiva. È importante sottolineare che, sebbene il Ministero abbia previsto webinar di accompagnamento per supportare le scuole nell'adozione di queste nuove modalità, le date esatte non sono ancora state comunicate ufficialmente.

Nel frattempo, le scuole devono prepararsi a controlli in itinere senza preavviso, che verificheranno la conformità delle registrazioni sulla piattaforma rispetto alla presenza effettiva dei formatori nelle sedi delle attività. Per approfondire i dettagli tecnici e le circolari di riferimento, è possibile consultare la Nota n. 16250 del MIM che ha posto le basi per la gestione delle anomalie di firma.