Nuove regole FSE+ per la rilevazione delle presenze: guida operativa per scuole, dirigenti e DSGA

Dal 6 luglio 2026, il sistema di gestione dei progetti finanziati dal Fondo Sociale Europeo Plus (FSE+), nell'ambito del Programma Nazionale "Scuola e competenze" 2021-2027, è soggetto a una trasformazione normativa di rilievo. Il Ministero dell'Istruzione e del Merito ha introdotto disposizioni estremamente rigide per la rilevazione delle presenze, con l'obiettivo di garantire una tracciabilità impeccabile delle ore formative e assicurare l'ammissibilità delle spese pubbliche.

Questa scelta non è casuale, ma deriva da una necessità di correzione strutturale: i controlli di secondo livello effettuati dall'Autorità di Audit hanno infatti evidenziato numerose incongruenze nella registrazione delle presenze di tutor ed esperti. Poiché nei progetti a costi standard il riconoscimento della spesa è direttamente vincolato alle ore di formazione effettivamente tracciate, il Ministero ha deciso di elevare la firma digitale da semplice adempimento formale a requisito di ammissibilità del finanziamento. In sostanza, la corretta registrazione diventa la prova legale dello svolgimento dell'attività e la garanzia per la tutela della spesa pubblica.

Il nuovo quadro normativo e l'aggiornamento della piattaforma SIF 2127

Il fulcro di questa riforma risiede nella Nota MIM 167521 del 30 giugno 2026, documento istituzionale che richiama le scuole beneficiarie alle nuove disposizioni operative. Il testo definisce misure correttive che impattano direttamente sull'interazione tra le figure formative e la piattaforma SIF 2127. Il sistema non si limiterà più a una registrazione passiva delle firme, ma integrerà vincoli tecnici "ex ante" capaci di verificare automaticamente la coerenza temporale tra l'orario programmato e le firme digitali di ingresso e uscita.

Questa evoluzione tecnologica mira a eliminare le discrepanze che spesso rendevano difficile la rendicontazione dei progetti. Per le istituzioni scolastiche, ciò significa che ogni minuto di attività deve essere giustificato da una corrispondenza esatta tra il modulo programmato e la realtà dei fatti. La piattaforma indicherà ora automaticamente l'orario utile per procedere con la firma di uscita, basandosi sulla registrazione della seconda firma in ingresso, ovvero il momento in cui risultano presenti e registrate entrambe le figure previste (esperto e tutor).

Gestione dei ritardi e procedure di riprogrammazione obbligatorie

Una delle novità più rilevanti riguarda la gestione dei ritardi, che vengono ora suddivisi in categorie con conseguenze amministrative differenti. Il sistema prevede una fascia di tolleranza di 30 minuti: se le firme vengono apposte entro questo intervallo, il ritardo deve essere recuperato al termine dell'attività. Ad esempio, se la seconda firma di ingresso avviene con 15 minuti di ritardo, la piattaforma posticipa automaticamente la firma di uscita di 15 minuti, mantenendo invariata la durata complessiva della lezione.

Tuttavia, quando il ritardo supera la soglia dei 30 minuti, entrano in gioco procedure più complesse:

• Ritardi tra 30 e 90 minuti: Il sistema offre due opzioni. La prima prevede la riprogrammazione della sola prima ora, che viene classificata come "non svolta – riprogrammabile", permettendo il proseguimento delle ore successive. La seconda opzione prevede la riprogrammazione dell'intero modulo.
• Ritardi superiori a 90 minuti: In questo caso, se entro il limite temporale non risultano entrambe le firme, la piattaforma registra automaticamente l'intera attività come "non svolta – riprogrammabile".

Per quanto riguarda il recupero della quota non svolta, esistono vincoli temporali stringenti. La riprogrammazione può essere effettuata nella stessa giornata solo se avviene entro le ore 13:30; superato tale orario, il recupero deve essere necessariamente collocato a partire dal giorno successivo. In ogni caso di ritardo superiore ai 30 minuti, le scuole hanno l'obbligo di caricare una dichiarazione giustificativa, sottoscritta dal Dirigente Scolastico o dal Legale Rappresentante, entro 7 giorni dalla data dell'attività.

Cosa cambia operativamente per docenti, ATA e dirigenti

Il cambiamento principale per il personale scolastico riguarda la scrupolosità della registrazione. Non è più sufficiente una rilevazione generica: ogni ritardo deve essere gestito preventivamente o giustificato tempestivamente per evitare il rigetto della spesa. I dirigenti scolastici dovranno monitorare costantemente le scadenze per il caricamento delle giustificazioni, mentre il DSGA assume un ruolo centrale nell'organizzazione amministrativa e nei controlli interni.

Per gli esperti e i tutor, la firma digitale diventa la prova legale dello svolgimento dell'attività. È fondamentale che la registrazione avvenga con estrema precisione, poiché la piattaforma verificherà la coerenza dell'intero modulo. La mancata aderenza a questi nuovi standard potrebbe compromettere l'intero finanziamento dei progetti, rendendo necessaria una comunicazione costante tra le figure formative e la segreteria scolastica.

Per quanto riguarda gli altri aspetti del Programma Nazionale "Scuola e competenze" 2021-2027, è importante ricordare che per i progetti FSE+ la gestione avviene prioritariamente attraverso le Unità di Costo Standard (UCS). Questo modello semplifica la rendicontazione legandola all'effettiva realizzazione delle attività. Ad esempio, i compensi orari onnicomprensivi per le figure formative sono fissati a 70,00 €/h per l'Esperto e 30,00 €/h per il Tutor.

Un altro punto critico riguarda la frequenza degli alunni: se il numero dei frequentanti scende sotto le 9 unità per due incontri consecutivi, il corso deve essere immediatamente chiuso in via anticipata, con conseguente riparametrazione del budget. Fanno eccezione le piccole isole e i comuni montani, dove il numero minimo scende a 8. Inoltre, l'attestato finale può essere rilasciato solo agli studenti che abbiano frequentato almeno il 75% del monte ore previsto.

In merito al reclutamento, le disposizioni ribadiscono una rigida scala di priorità per evitare il danno erariale. La scuola deve verificare prioritariamente la presenza di risorse interne competenti tramite avviso pubblico; in assenza di queste, si ricorre al personale di altre scuole (art. 35 CCNL 2007). Solo in via residuale e motivata è possibile attingere a esperti esterni tramite incarichi di lavoro autonomo. Per il personale ATA e di supporto gestionale, l'individuazione può avvenire direttamente nel Piano di lavoro annuale del DSGA, purché specifica e nominativa; in caso contrario, è necessaria una procedura selettiva.

Prossimi passi e guide operative

Le scuole sono chiamate ad aggiornare immediatamente le procedure interne di rilevazione presenze per allinearsi ai nuovi vincoli tecnici della piattaforma SIF 2127. È fondamentale che il personale scolastico sia informato sulla nuova gestione dei ritardi per evitare errori che potrebbero compromettere l'ammissibilità della spesa.

Tra il 10 e il 22 luglio 2026, sono previste la pubblicazione di guide operative dettagliate che approfondiranno la gestione della Figura aggiuntiva (come psicologi o mediatori, retribuiti 30 €/h per allievo), le competenze specifiche di Dirigenti e DSGA nella riprogrammazione e le procedure per evitare gli errori più comuni. Al momento, i dettagli tecnici specifici sulla procedura di "riprogrammazione parziale" per i ritardi tra 30 e 90 minuti non sono ancora disponibili e saranno chiariti nelle prossime circolari.

Sintesi dei requisiti per la validità della spesa

Per garantire che le ore formative siano riconosciute e i compensi erogati correttamente, le scuole devono assicurarsi che:

• Le firme digitali siano apposte entro la finestra di rilevazione corretta.
• Il conteggio dell'attività utile parta dalla seconda firma in ingresso.
• Le dichiarazioni giustificative per ritardi superiori ai 30 minuti siano caricate entro 7 giorni.
• La riprogrammazione dei ritardi avvenga entro le 13:30 per essere conteggiata nella stessa giornata.

La mancata osservanza di questi parametri potrebbe portare al rigetto della spesa da parte dell'Autorità di Audit, rendendo necessaria una gestione amministrativa molto più attenta e coordinata tra tutte le figure coinvolte nel progetto.